En Asequo, Gestoría y Asesoría profesional le ayudamos con las Obligaciones Contables de su empresa o sociedad. Los sujetos pasivos que tengan que efectuar declaración por el Impuesto sobre Sociedades deberán llevar contabilidad de acuerdo a lo previsto en el código de comercio y demás normas que sean de aplicación.

Los libros obligatorios que deberán llevar son:

a) Libro de inventario y cuentas anuales, que se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, y en el que se transcribirán al menos trimestralmente con sumas y saldos lo balances de comprobación, así como el inventario al cierre del ejercicio y la cuentas anuales.

Las cuentas anuales comprenden:

• Balance.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Memoria.

b) Libro diario, que registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. No obstante, puede realizarse una anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle se refleje en otros libros.

c) Libro de actas.

d) Libro de acciones nominativas, en las SA y en las comanditarias por acciones.

e) Libro registro de socios en las SL.

f) Libro registro de contratos, en las sociedades unipersonales.

Libros voluntarios

Además de los libros obligatorios, las empresas pueden llevar de forma voluntaria los libros y registros que considere conveniente.

Entre los libros no obligatorios tiene especial relevancia el Libro Mayor, ya que en la práctica se hace imprescindible para la confección de los balances de sumas y saldos.

Régimen simplificado

Con el fin de simplificar las obligaciones contables y registrales de las empresas cuya dimensión sea más reducida, se aprobó un régimen simplificado de contabilidad para todos los sujetos contables (personas físicas y sociedades) cuando durante dos ejercicios consecutivos reúnan al menos dos de las siguientes circunstancias:

- El total del activo no supere un millón de euros.

- El importe neto de la cifra de negocios sea inferior a dos millones de euros.

- El número medio de trabajadores empleados en el ejercicio no sea superior a diez.

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS

La obligación de legalización de los libros se cumple mediante la presentación de los mismos en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.

Se distinguen dos supuestos:

a) Libros encuadernados: se presentan para su legalización antes de su utilización, poniéndose el sello del Registro en todos sus folios, y en el primero diligencia de los que tiene el libro.

b) Libros sobre hojas sueltas encuadernados con posterioridad: deben presentarse para su legalización antes del transcurso de 4 meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

DEPÓSITO Y APROBACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

El plazo de depósito de las cuentas anuales se establece en el artículo 218 de la Ley de Sociedades Anónimas: ‚Äúdentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como del informe de gestión y del informe de los auditores, cuando la sociedad esté obligada a auditoria o ésta se hubiera practicado a petición de la minoría‚Äù.

Explícitamente, en el Reglamento del Registro Mercantil se establece la obligación de depositar los siguientes documentos:

• Solicitud firmada por el representante.
• Certificación del órgano competente aprobando las cuentas anuales y la distribución del resultado.
• De igual forma, deberá acreditarse que, en el caso de haber sido auditadas, las cuentas que se presenta coinciden con las que has sido objeto de auditoria.
• Un ejemplar de las cuentas anuales (Balance, cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria) firmado por los administradores, identificando su firma con antefirma.
• Un ejemplar del informe de gestión firmado por los administradores.
• Un ejemplar del informe de auditoria, en el caso de que la sociedad tenga la obligación de verificación contable.
• Un certificado en el que figure el negocio producido por las acciones propias, en su caso.

Una vez depositadas las cuentas, el siguiente paso será el de la calificación registral que realizará el Registrador dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, calificando bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas.

En caso de no aparecer ningún defecto en los requisitos requeridos se tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el Libro de depósito de Cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante.

En caso de ser defectuoso se calificará la causa en la antefirma y se devolverá a la sociedad para que rectifique los errores. El Registro Mercantil deberá conservar los documentos depositados durante el plazo de seis años.

En caso de incumplimiento por los administradores de la obligación de depositar los documentos dará lugar a la imposición de una multa a la sociedad por importe de 1.202,02 a 60.101,21 euros por cada año de retraso. Estas infracciones prescriben a los tres años. Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.010.121,04 euros el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.506,05 euros.

Esta responsabilidad de los administradores puede ser solidaria o subsidiaria, concretándose según el grado de participación en la comisión de la infracción.

Además, el incumplimiento de la obligación de depositar dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.

Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o Administrativa.

Información extraída de emprendelo.es de la Comunidad de Madrid. No se puede garantizar que el texto esté siempre actualizado. Debe consultar a las Fuentes Oficiales.