La gestión de la facturación cobra todavía más importancia ante la próxima adaptación a los nuevos sistemas informáticos de facturación establecidos por la normativa Veri*Factu.

Llevar una correcta gestión de las facturas es una de las tareas fundamentales para cualquier empresa o profesional.

No se trata únicamente de cumplir con las obligaciones fiscales: mantener las facturas ordenadas y registradas correctamente permite conocer mejor la situación económica del negocio, evitar errores y facilitar la preparación de las declaraciones tributarias.

¿Por qué es importante llevar las facturas al día?

En el día a día de una empresa es habitual que se acumulen facturas pendientes de registrar, documentos que deben corregirse o facturas que todavía no han sido cobradas. Si esta información no se organiza correctamente, pueden aparecer problemas a la hora de conocer los ingresos y gastos reales del negocio.

Llevar la facturación al día permite:

• Tener controlados los ingresos y gastos de la empresa.
• Detectar rápidamente facturas pendientes de cobro.
• Evitar duplicidades, errores o facturas extraviadas.
• Facilitar la contabilidad y la presentación de impuestos.
• Disponer de una información económica más actualizada.
• Preparar con mayor facilidad la adaptación a los nuevos sistemas de facturación.

Consejos para mantener las facturas bajo control

1. Registrar las facturas de forma periódica
No conviene esperar al final del trimestre para recopilar toda la documentación. Lo recomendable es establecer una rutina y registrar las facturas de forma periódica, preferiblemente a medida que se reciben o se emiten.

De esta manera se reduce el riesgo de olvidar alguna factura y resulta mucho más sencillo detectar posibles errores.

2. Separar las facturas emitidas y recibidas
Mantener diferenciadas las facturas de ventas de las facturas de proveedores facilita considerablemente su control.
También es conveniente utilizar un sistema de archivo que permita localizar rápidamente cada documento, ya sea mediante una herramienta de gestión, un programa de facturación o un sistema digital de almacenamiento.

3. Revisar los datos antes de emitir una factura
Antes de enviar una factura al cliente es importante comprobar que todos los datos son correctos: identificación del emisor y destinatario, número y serie, fecha, descripción de la operación, base imponible, IVA y demás información que corresponda.
Una factura con datos incorrectos puede obligar posteriormente a realizar una rectificación y generar trabajo administrativo innecesario.

4. Controlar las facturas pendientes de cobro
Registrar una factura no significa que esta haya sido cobrada. Por ello, es recomendable mantener un seguimiento de las facturas pendientes y de sus fechas de vencimiento.
Un control periódico de los cobros permite detectar retrasos y ayuda a conocer en todo momento la liquidez disponible para afrontar los pagos de la empresa.

5. No dejar la gestión para el último momento
La organización de la facturación debería formar parte de la rutina habitual de la empresa. Acumular documentación durante semanas o meses aumenta las posibilidades de cometer errores y dificulta el trabajo contable.
Una facturación ordenada también facilita la colaboración con la asesoría o gestoría, ya que la información puede estar disponible cuando sea necesaria.

Veri*Factu: una nueva etapa en la facturación empresarial

La gestión de las facturas adquiere especial relevancia con la aplicación del Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023.

La normativa busca que los sistemas utilizados para facturar garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. También establece requisitos técnicos y funcionales para los programas informáticos utilizados por empresarios y profesionales.

Tras la modificación aprobada en 2025, las entidades obligadas incluidas en el artículo 3.1.a deberán tener sus sistemas informáticos adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios incluidos en el Reglamento, la fecha límite será el 1 de julio de 2027.

Por tanto, para muchas empresas el momento de revisar su sistema de facturación es ahora. No es recomendable esperar a que llegue la fecha límite para comprobar si el programa utilizado cumple con los nuevos requisitos.

¿Qué implica Veri*Factu?

Cuando hablamos de Veri*Factu hacemos referencia al nuevo marco de requisitos para los sistemas informáticos de facturación.

La normativa contempla, entre otras cuestiones, la generación de registros de facturación con determinadas características y mecanismos que permiten garantizar su integridad y trazabilidad. Los sistemas que funcionen bajo la modalidad VERI*FACTU realizan el envío de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria conforme a las condiciones establecidas.

Por eso, antes de la entrada en vigor de las nuevas obligaciones es conveniente revisar qué programa de facturación utiliza la empresa, si está preparado para cumplir la normativa y qué cambios pueden ser necesarios.

Prepararse con tiempo es la mejor opción

La adaptación a los nuevos sistemas de facturación no debería entenderse únicamente como una obligación administrativa. También puede ser una oportunidad para mejorar la organización interna de la empresa y digitalizar determinados procesos.

Revisar ahora el sistema de facturación, ordenar la documentación, establecer procedimientos internos y contar con asesoramiento profesional puede ayudar a que la transición sea mucho más sencilla.

Desde Asequo, asesoría y gestoría ubicada en Leganés, ayudamos a empresas y autónomos con sus obligaciones administrativas, fiscales y contables. Una buena planificación permite afrontar los cambios normativos con mayor tranquilidad y mantener al día la gestión de la empresa.

Si tiene dudas sobre cómo organizar su facturación o sobre la adaptación a Veri*Factu, en Asequo podemos asesorarle.

La información de este artículo tiene carácter meramente informativo. La aplicación de la normativa puede variar en función de las características y obligaciones de cada empresa o profesional.